会议室使用管理制度规范(优质14篇)

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会议室使用管理制度规范(优质14篇)
时间:2023-11-13 15:46:13     小编:文锋

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会议室使用管理制度规范篇一

以会议的形式加强公司内部研发、生产、经营和管理的协调,使公司运作顺畅,提高工作效率。

2.范围。

适用于公司内部召开的所有会议。

3.定义。

3.2公司晨会;每周二、四上午8:50召开,公司高管及各部门负责人及员参加;会议内容:汇报上次会议工作完成情况,反馈各方面经营信息,协调经营工作,布置本周工作。

3.4部门例会:由各部门负责人在非工作时间每周组织一次,对部门周工作完成情况,执行过程中遇到的问题及解决方法进行讨论,并提出下周工作计划。

3.5其它会议:时间、参加人员、内容由召集部门确定和组织,需向综合管理部备案。

4.会议程序。

4.4《会议纪要》:公司总裁办公会议、临时重要的会议在会议结束后,由综合管理部根据会议情况和结论、决定,及时整理出《会议纪要》,经主管领导审批后,发公司领导和相关部门,并在综合管理部备案、存档;专题会议、其它会议的《会议纪要》由召集部门或负责人整理、下发相关部门并在部门保存。

5.会议纪律。

5.4会后,参会人员应及时向部门和有关人员传达会议精神和要求,并按《会议纪要》执行。

6.附则。

6.1本制度自20__年7月1日起执行;修订权在公司,解释权在综合管理部。

7.附件。

《会议签到表》。

会议室使用管理制度规范篇二

为进一步加强局机关会议室使用管理,更好地为各类会议提供服务,保证机关会务管理科学、规范,特制定本制度。

(一)局机关所有会议室由局办公室统筹管理、统一安排使用。

(二)会议室使用实行事前申报制。各科室在填报每周会议安排前将要召开的会议向局办公室申请,并提前到局公公室进行登记,由局办公室统筹协调安排。局领导临时安排的会议,由承办科室及时告知局办公室。

按照会议的重要性和规模,会议室分为以下两类,以便合理安排使用,充分发挥会议室使用效率。

(一)a类:大型会议(人数在150人左右),在电教室召开。

(二)b类:小型会议(人数在10—40人左右),在会议室召开。

重要会议的服务工作,包括会标、席卡制作、音响、录像、照相、幻灯片制作、投影仪操作、车位及茶水服务等。一般性的会议,一般只提供茶水、席卡、音响等服务。会议服务工作由局办公室统筹安排,市场服务中心具体负责落实。

(一)会议室内音响设备由计算机中心负责管理,管理人员应熟练掌握会议室内各种设备的使用操作方法,保证其正常使用,发现故障及时报告处理。

(二)会议室使用过程中,应爱护公物,不得损坏桌椅,不得随意悬挂、张贴会标;随意使用、移动、拆卸室内设施。

(三)禁止在会议室内吸烟、随地吐痰或乱扔杂物、废纸等。会议室内应保持窗明几净,整洁卫生,各种用品摆放整齐、有序。

(四)会议服务人员要着工作服;要热情周到服务,保证茶水及时供应;要经常检查各会议室内的办公用品供需情况,发现缺失,应及时领取。

(五)会议结束后,服务人员负责把相关设施还原,切断电源,关闭门窗,并及时通知办公室,以防止意外事故发生。如发生设备故障和公物损坏应及时报告局办公室,局办公室通知市场服务中心安排人员及时修理,保证其他会议准时进行。

(六)外单位借用会议室,需报告局办公室同意。

会议室使用管理制度规范篇三

1.会议室、接待室是酒店举行会议、接待客户的场所,为加强管理,规范酒店会议室、接待室的使用,给员工营造一个良好的'工作环境,特制定本制度。

2.酒店所有员工非接待客人和参加会议,不得随意进入接待室和会议室。

3.酒店各部门如需使用会议室,要提前到总经理办公室申请,在会议室使用登记簿上签字,由办公室统一穿好!

4.接待室有专人负责引见、招待、接送来宾。

5.任何员工不得随便移动会议室、接待室的家具及物品n

6.任何员工不得随意使用会议室、接待室的茶叶、咖啡、饮料等用品。

7.任何员工不能随意拿走接待室的报刊、杂志等资料。

8.爱护接待室、会议室的设施

9.会议结束,要整理会场,保持清洁,并去办公室办理交接手续。

(1)会议开始前半个小时,将冰水、咖啡准备好,其他各种设备要调拭好。

(2)打开会议室门,服务员在会议室门口迎接客人。

(3)根据客人要求,将指示牌摆放在指定位置。

(1)会议开始后,服务员站在会议室的后面。

(2)保持会议室四周安静,服务员不能大声说话,东西轻拿轻放。

(3)通常每半小时左右为客人更换一次烟灰缸,添加冰水等,但要尽量不打扰客人开会,特殊情况可按客人要求服务。

(4)会议中间休息时,要尽快整理会场,补充的更换各种用品。

(1)会议结束后,仔细地检查一遍会场,看是否有客人遗忘的东西和文件等。

(2)将会议后水具、设备整理好。

会议室使用管理制度规范篇四

为了进一步加强会议室管理,提高使用率,明确各部门使用公司会议室的规定及申请使用流程,特制定此制度。

本制度的会议室主要指的是宝威学堂大楼7楼第一会议室、第二会议室及第三会议室

会议室用途:公司会议、部门会议、员工培训、员工工作面谈、招聘面试、客户接待以及适合在会议室举办的小型活动、竞赛活动等的场所,无特殊情况不可挪为它用。

8.会议室内的所有设施设备,未经允许,不得带出会议室;

11.如部门或个人临时取消申请,再需使用时需重新申请。

1.申请流程

1)部门或个人到前台处查询会议室的使用状况;

2)部门或个人向前台申请,申请中需包括使用时间、规模大小、拟用设备等情况;

3)前台人员根据部门或个人的申请需求作出安排,并在《会议室使用登记表》上做记录;

4)前台人员需将《会议室使用申请表》张贴在会议室指定位置处;

5)部门或个人按时间使用会议室。

2.使用流程

1)部门或个人按会议室使用规定使用会议室;

2)部门或个人自行指定人员安排会务工作。

3.交还流程

2)如部门或个人不改正,前台人员应及时上报行政人事部负责人协调;

3)如部门或个人拒绝改正,行政人事部将出处罚通告,对部门或个人作出处罚。

4.会议室使用流程示意图

会议室使用管理制度规范篇五

1、空调柜机、挂机使用一律按法定温度设置在26℃(特殊设备需要除外。

2、空调使用期间注意保温,关好门窗。长时间外出请关闭空调。

3、公共诊疗场所使用空调,可将门虚掩,门上贴标识“请推”、“请随手掩门”等。

4、人员频繁进出的场所,不方便关门。可申请安装透明软门帘,既方便进出,又起到保温作用。

5、按《节能法》相关规定,机关后勤等科室,下班前15分钟关闭空调。各诊疗科室,如无病人,照此规定执行。

6、使用中央空调的各病区,南北走廊尽头的窗子严禁打开,防止冷气外流,加大负荷。

7、中央空调正常运行情况下,禁止开窗,敞门。确需开窗通风的病房,必须将门关好,防止热气流进入病区,影响整体制冷效果。

8、在日常工作中,如发现病员违规,工作人员应立即提醒并纠正。

9、请各病区在接收病人时,加强节能宣教工作。

会议室使用管理制度规范篇六

为了规范公司的会议管理,加强会议室的合理利用并对其进行有效管理、保证会议室的整洁及各类设施的完好,提高会议管理工作效率、会议质量,确保公司各项目会议的顺利召开,特制定本管理办法。

第一条会议室仅限于本公司用于举行各类会议、开展各部门培训及重要来宾接待等工作使用。

第二条本管理办法适用于公司各级、各类会议的组织和管理。

第三条公司会议类型有公司办公例会、日常工作会议、重要来宾接待会议、专题会议、培训会议和临时会议等。

第四条会议室使用原则:

三、情况协调会议室使用,事后补办有关登记;

五、如部门临时取消申请,再需使用时,需重新申请。部门及个人应按预约时间内使用完毕,若后续时间无其他安排,可超时使用。但若紧接的时间段内已安排了其他部门使用,超时部门必须离开会议室,终止使用该会议室。

第五条会议组织部门应根据会议类型、与会人员级别等内容,提前到行政部指定人员进行登记预约,涉及重大会议时,应填写《会议接待需求表》,经行政部审批。

第六条所有会议的主持人、召集部门、与会人员及与会领导都应该做好充分准备工作,以便会议高效、有序进行。

第七条会议组织方或人员的会议前需要准备以下内容:

三、会议通知由会议组织方或人员发布。

第八条行政部会议前必须根据会议类型及会议组织方需求,需要准备以下内容:

二、涉及接待重要来宾的行政工作,包括酒店住宿、来宾用车、用餐预定等。

第九条会场服务

会场服务主要由行政部负责。

四、内外联系、传递信息:做好内外联系及信息传递工作,包括会议进行中领导对外要办的事项、外来人员电话接听、重要日程安排及接待等事项。

第十条会议要求

一、请与会人员严格遵守会议时间,切勿迟到或无故早退;

二、会议主持人应把会议事项的进行顺序与时间的分配预先告知与会人员;

三、会中,与会人员应及时关闭手机铃声,打开震动;请勿随意打断他人发言;急需接听电话,须到场外接听。

第十一条会议结束后,各部门应做好收尾工作。

二、会议纪要:由会议组织部门指定人员做好会议纪要,并成文由与会人员签字确认;

三、贵宾接待工作:涉及会后接待用餐或接待用车,由责任部门陪同,行政部协助安排用餐及行程用车,直至接待工作结束。

第十二条会议室由行政部指定专人管理,各部门在使用会议室过程中,要保持卫生,禁止吸烟,爱护室内设备。会议室内的设备、工具、办公用品未征得公司同意,任何人不得随意拿出会议室或挪作他用。

第十三条会议室的环境卫生由行政部安排专人打扫,要做好日常清洁工作。为保持公司形象,公司员工切勿将私人物品摆放于会议室。

第十四条如遇下班或节假日,会议室管理人员应做到门窗关闭、电源关闭,遥控器等小件物品应及时收纳,做好防火、防盗安全工作。

第十五条本制度由行政部指定,经区域总经理审批,报批集团通过后生效。

第十六条本办法的解释权和修改权归行政部所有。

第十七条其他内容

附件一:《会议室预约使用登记表》

附件二:《会议接待需求表》

会议室使用管理制度规范篇七

为进一步规范管理会议室,提高工作效率,积极稳妥推进会议系统建设,特制定本制度。

第一条、会议室设备应由其会议室管理员负责日常管理和维护。如遇设备故障,应及时向各行信息中心报告并维修。

第二条、会议室管理员必须坚持每周一次对相关设备进行常规检查清理工作。在会议召开前一天,应按规定程序对相关设备进行全面检查。

第三条、会议室只能由系统管理员操作,严禁其他无关人员操作。

第四条、会议召开前,主办方应做好以下相关准备工作:

(一)拟定议题议程;

(三)提前一天通知参会单位或个人。

第五条、各参会单位接到会议召开的通知后,必须在会议开始前2小时调试好系统,保证所需仪器设备提前到位,保障网络传输效果稳定正常。

第六条、主会场在会前半小时开始对各分会场进行点名登记,并将结果上报会议主持人;对没有准时登陆系统的分会场,将追究其相关人员的责任。参会人员应提前到会,因故中途离场的领导同志应发送消息至会议主持人。

第七条、系统管理员在会前和会中必须按正确的方法操作,会议中严禁插拔话筒电源、关闭终端电源等非法操作。会议召开期间,管理人员要保证随时有人监控,确保会议正常进行。管理人员还要作好有关工作,组织参会,保持会场安静,将随身通讯工具置于关机或静音状态,不得在镜头前走动,不得随意离开会场。当会场不需要发言时,将麦克风置于静音状态。作为分会场,在召开会议期间,在主会场呼叫时应迅速回应,不得与其他分会场互相呼叫。会议室管理人员,要做好会议室内的资产管理,严格按有关规程管理维护设备。

第八条、参会人员均应保持良好的会风,不得通过语聊、发送信息等方式打断或干扰他人的发言,影响会议的正常进行。参会人员要遵守会议纪律,服从管理人员安排,爱护设施,不准擅自调动设备。

第九条、各分会场未得到主会场允许,不得擅自退出系统。会议结束后,各分会场应及时将会议效果上报各行信息中心。主会场、每个分会场都应准备《会议室使用情况登记薄》,用于记录会议室使用情况及运行状态(包括会议时间、会议名称、召集单位、参加人员及系统运行是否正常等)。《会议室使用情况登记薄》由系统管理员本人填写并签名。

第十条会议召集者对会议内容秘密事项的x工作负总责。参会人员及记录员对会议内容秘密事项负有保密的义务。

会议室使用管理制度规范篇八

1、会议室是学校举行会议的重要场所。为保证学校日常工作的正常运转,提高会议室的使用效率,特制定本管理办法。

2、办公室所属会议室只供学校举行各种会议、举办各种活动和对外接待使用。学校所属各会议室、报告厅根据工作需要均可向各部门开放。

3、实行会议预约制度。各部门如需使用会议室一般应提前1天在oa系统提交《会议使用申请表》,经部门领导审批、校办主任审批后,由学校办公室协调安排。《会议使用申请表》填写包括申请日期、申请人、申请部门、会议名称、会议时间等内容。若部门预定的会议室与学校临时性重要会议发生时,以全校性会议为先。

4、校级会议和接待由学校办公室负责招待。

5、保证会议室的清洁卫生。禁止在会议室内吸烟、随地吐痰和乱扔杂物。服务人员要及时整理、清扫会议室,保持清洁环境。

6、爱护会议室设施。任何人员不得随意移动会议室的家具和物品。

7、会议结束后,会议室使用部门须到学校办公室办理交接手续。

8、对于不按规定要求使用会议室的部门,办公室有权提出批评,甚至停止其再次使用会议室。

会议室使用管理制度规范篇九

为进一步规范管理会议室,提高工作效率,积极稳妥推进会议系统建设,特制定本制度。

第一条、会议室设备应由其会议室管理员负责日常管理和维护。如遇设备故障,应及时向各行信息中心报告并维修。

第二条、会议室管理员必须坚持每周一次对相关设备进行常规检查清理工作。在会议召开前一天,应按规定程序对相关设备进行全面检查。

第三条、会议室只能由系统管理员操作,严禁其他无关人员操作。

第四条、会议召开前,主办方应做好以下相关准备工作:

(一)拟定议题议程;

(三)提前一天通知参会单位或个人。

第五条、各参会单位接到会议召开的通知后,必须在会议开始前2小时调试好系统,保证所需仪器设备提前到位,保障网络传输效果稳定正常。

第六条、主会场在会前半小时开始对各分会场进行点名登记,并将结果上报会议主持人;对没有准时登陆系统的分会场,将追究其相关人员的责任。参会人员应提前到会,因故中途离场的领导同志应发送消息至会议主持人。

第七条、系统管理员在会前和会中必须按正确的方法操作,会议中严禁插拔话筒电源、关闭终端电源等非法操作。会议召开期间,管理人员要保证随时有人监控,确保会议正常进行。管理人员还要作好有关工作,组织参会,保持会场安静,将随身通讯工具置于关机或静音状态,不得在镜头前走动,不得随意离开会场。当会场不需要发言时,将麦克风置于静音状态。作为分会场,在召开会议期间,在主会场呼叫时应迅速回应,不得与其他分会场互相呼叫。会议室管理人员,要做好会议室内的资产管理,严格按有关规程管理维护设备。

第八条、参会人员均应保持良好的会风,不得通过语聊、发送信息等方式打断或干扰他人的发言,影响会议的正常进行。参会人员要遵守会议纪律,服从管理人员安排,爱护设施,不准擅自调动设备。

第九条、各分会场未得到主会场允许,不得擅自退出系统。会议结束后,各分会场应及时将会议效果上报各行信息中心。主会场、每个分会场都应准备《会议室使用情况登记薄》,用于记录会议室使用情况及运行状态(包括会议时间、会议名称、召集单位、参加人员及系统运行是否正常等)。《会议室使用情况登记薄》由系统管理员本人填写并签名。

第十条会议召集者对会议内容秘密事项的保密工作负总责。参会人员及记录员对会议内容秘密事项负有保密的义务。

会议室使用管理制度规范篇十

为了进一步加强会议室管理,提高使用率,明确各部门使用公司会议室的规定及申请使用流程,特制定此制度。

本制度的会议室主要指的是宝威学堂大楼7楼第一会议室、第二会议室及第三会议室。

11.如部门或个人临时取消申请,再需使用时需重新申请。五、程序1.申请流程。

2)部门或个人向前台申请,申请中需包括使用时间、规模大小、拟用设备等情况;。

3)前台人员根据部门或个人的申请需求作出安排,并在《会议室使用登记表》上做记录;。

2)如部门或个人不改正,前台人员应及时上报行政人事部负责人协调;。

3)如部门或个人拒绝改正,行政人事部将出处罚通告,对部门或个人作出处罚。

会议室使用管理制度规范篇十一

(一)办公室主任办公会议人员:办公室主任、副主任。

(二)办公室主任办公会议列席人员:纪检组长、研究有关问题涉及的相关处、室、办负责同志。

(三)承办处室:办公室人事处。

办公室主任会议原则上每月一次,根据工作需要可临时变动。

会议由办公室主任召集主持,主任不能参加会议时可委托副主任召集并主持。

(一)传达学习上级领导机关和某委、某政府领导同志的重要指示,落实党组会议工作任务。

(二)研究办公室年度工作计划、工作总结和制定机关管理各项规章制度等问题。

(三)研究决定办公室政治、业务学习安排、机关职工奖惩及思想政治工作方面的问题。

(四)听取处(室)工作汇报和意见、建议,协调各处(室)工作。

(五)研究机关精神文明、普法教育、保密工作、综合治理、计划生育、创卫、保卫等责任制工作。

(六)研究机关行政经费的安排,审定10万元以下较大数额的经费支出。

(七)研究决定办公室聘用人员、临时人员的进出问题。

(八)讨论研究提交党组会议审议事项及其它需研究的问题。

(一)办公室主任办公会议的.议题由分管副主任提出,办公室主任确定。

(二)办公室主任办公会议决定事项,由议题的承办单位就议题作简要说明,分管主任就议题发表意见,办公室主任根据讨论情况,作出决定。

(一)参会人员应按照会议议题,认真做好准备,在会上充分发表意见。

(二)参会人员应准时到会。因故不能出席会议的,必须向办公室主任请假。

(三)人事处应提前通知参会人员开会时间、地点和主要议题。

(四)工作人员应提前10分钟到场,作好会前准备,并认真做好会议记录。

(五)参会人员要严格遵守纪律,做好会议保密工作。

会议室使用管理制度规范篇十二

为合理安排会议时间,调配会议(客)室之使用,保障会议室的正常使用状态,同时方便前台正确引领客户至会议室,缩短客户等待时间,维护公司形象,特订立本规定。

本制度仅适用于公司写字楼各共用的会议室的'管理与使用。

1、行政部前台复印室文员:全面负责会议室的日常管理。1会议室使用接收及相关协调工作;2会后会议室整理、清洁检查和维护。

2、行政部写字楼清洁工:负责会议室日常5s工作。

3、各部门:负责会议室的申请并遵循本规定规范使用会议室。1会议室的及时申请;2会议中会议室内所有器材设备的准备、保管与维护;3会后“5s”工作。

1、申请:各部门或者个人使用会议室,需预先填写《会议室使用申请表》(附件1)后交至前台文员处。

1申请时间:

a正常情况下均需提前4小时申请;

b特殊情况、紧急会议可电话与前台协商处理;

c每周固定的例会时间、例行使用固定会议室,可不必重复申请,但需在前台处登记备案。

1、申请会议室规格:可以优先申请条件较好的会议室,但遇有冲突时,可按下述原则进行协调。

2、前台复印室文员收到《会议室使用申请表》后,及时登记在《会议室使用登记表上》,遇有冲突时,应及时与相关会议室使用者联系并相互协调。

3、若申请使用的会议室在预定时间不能按时使用(提前、推后或取消)时,申请人应及时通知到前台文员处。

4、使用完毕,申请使用者应负责关闭会议室的灯、空调、投影仪(并收起投影幕)等设备,并将白板上的字迹清理干净、摆放好桌椅、通知前台复印文员后,方可离开。

5、前台复印文员负责检查会议室卫生和硬件是否完好,并依据使用部门/个人会后整理情况对其提出改进意见。部门/个人整理不彻底或完全未整理达2次及其以上者,将提报至行政人事课进行相应的处罚。

2、会议室使用需遵循客户优先,先登记先使用、先紧急后一般、先全局后部门的原则;

3、投影仪等设备有专门人员调试,未经允许,不得随意变动,如出现故障,影响会议进行,可通知电脑部相关人员进行调测。

4、前台复印文员需定期检查会议室白板笔是否能书写,打印纸是否还能使用,电灯/桌椅是否正常,如有损坏马上知会相关人员维修。

5、会议室只做开会面或接待客人使用,任何人不得在会议室做其它事务(如聊天/打电话/上网/休息等)。

6、接待客人或洽谈业务,仅限在会议室进行,未获准,职员不得将客人带到办公室洽谈。

究当事人责任。

1、附件一[会议室使用申请表]2。附件二[会议室使用登记表]。

填表日期/时间:

说明:请正确填写使用目的,特别是涉及到接待客户的会议时,最好填写清楚客户名称,以便前台正确引领客户至会议室。

会议室使用管理制度规范篇十三

1.学校会议室供会议、学术交流、接待等活动使用。

2.会议室优先保证对外交流活动和学校会议的使用。

3.使用会议室应到行政办公室进行登记,由行政办公室协调安排使用时间。会议室安排中若有冲突,原则上按申请联系时间先后顺序确定。若各单位预定的会议室与学院临时安排的重要会议或重要的接待活动发生冲突,将由院长办公室负责统筹协调,请其它部门应予理解和支持。

4.会议所需特殊设备各使用部门自备。。

5.专人负责妥善保管会议室钥匙,不得丢失和复制。用毕要及时归还。

6.节约用水、用电和各种会议用品,避免浪费。

7.各部门在使用会议室过程中,必须服从管理人员的安排,未经允许,不随意使用、移动、拆卸室内设施,不随意悬挂、张贴会标、会议材料,损坏、丢失会议室设施的要负责赔偿。

8.会议室内所使用设备、工具、办公用品未征得院长办公室同意,任何人不得拿出会议室或作为它用。

9.自觉维护会议室的环境卫生,不在会议室内进餐、吸烟,不随地吐痰,乱丢杂物,不随处粘贴,乱涂乱画。

10.安全用电,注意防火,发现火灾隐患及设备损坏等情况应及时采取措施,并向主管人员报告情况。

11.离开会议室要关好门窗、电器,切断电源,将用具、座椅等复位。带走废弃物品,确保室内干净、整洁、安全。

12.对不遵守上述要求的使用者,院办有权提出批评、责成整改或拒绝登记等处理措施。

会议室使用管理制度规范篇十四

为充分发挥会议室功能,进一步规范会议室的使用和管理,确保各类会议正常召开,特制定本规定。

第一条会议室(包括局十楼会议室、数字中心会议室、二楼会议室)由市局统一管理,局办公室负责具体调度。会议室涉及使用的设备设施由专人负责保管、管理与调试。其中局十楼会议室由局办公室负责,数字中心会议室由数字中心负责,二楼会议室由市容支队和规划支队共同负责。

第二条为了避免会议时间发生冲突,提高会议室使用效率,各部门的工作例会安排,应当抄告局办公室统一备案。如召开工作调度会、推进会等,需用会议室,在会议确定时,应当在第一时间将会议事项、参会人员等情况,及时报送局办备案,以便统一安排。

第三条会议室使用遵循领导优先,先登记先使用、先紧急后一般、先全局后部门的原则;本着重要、紧急优先的原则协商解决。

第四条如需使用会议室设备,应提前说明,以备提前准备,确保会议顺利进行。部门牵头召开的会议,席卡、会务用品(如:茶叶、投影设备、音响等)及会务服务,由部门具体负责;市领导出席的会议、或全局性会议,会务服务等由局办公室具体承办,相关部门和单位予以配合协助。

第五条会议期间参会人员要爱护公共设施,自觉维护会议室的环境卫生。

第六条会后使用部门及时关闭投影仪、空调,桌椅及时归位,确保各种电器断电、门窗关闭,室内干净整洁。如发现设备故障和公物损坏应及时告知办公室,以便及时修理。

第七条未备案使用会议室,出现会议冲突的,由其自行协调处理。

第八条本制度由局办公室负责解释,自印发之日起施行。

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